Masz mieszkanie na wynajem? Chcesz usprawnić jego obsługę?

Obsługa najmu mieszkań to złożony proces. Może być owocny, ale może też przysporzyć wiele problemów i zająć sporo czasu. Nierzadko też generuje nieprzewidziane wydatki. Nasza firma Gedeus od wielu lat zajmuje się obsługą najmu długoterminowego. Opisaliśmy to w tym artykule o ewolucji naszej firmy. Podpisaliśmy już ponad tysiąc umów najmu. Wiemy na co zwracać uwagę na każdym etapie obsługi mieszkania na wynajem. 

Jeśli masz mieszkanie na wynajem i szukasz sposobu na święty spokój i poczucie bezpieczeństwa to przygotowaliśmy dla Ciebie coś specjalnego!

Dzielimy się z Tobą sprawdzonymi przez nas metodami, które pomogą Ci uniknąć typowych błędów. Stosujemy te zasady w Gedeus od wielu lat. Działają. 

Z tego artykułu dowiesz się: 

• jak przygotować mieszkanie do wynajmu,
• jak je najlepiej wynająć i w dobrej cenie,
• jak znaleźć odpowiedniego najemcę,
• jakie dokumenty sporządzić,
• jak dbać o komfort najemcy,
• jak pilnować swojej nieruchomości,
• jakie szczegóły mają znaczenie,
• jak spać spokojnie 🙂

Poradnik podzieliliśmy na sekcje. Uporządkowaliśmy je w kolejności w jakiej stosujemy je w naszej firmie Gedeus w procesie obsługi mieszkań na wynajem.

Po wdrożeniu tych zasad prawdopodobnie odzyskasz święty spokój, zaoszczędzisz czas i pieniądze. Zapraszamy Cię do lektury i życzymy udanego wynajmu!

1. Sprawdzenie stanu technicznego

• Jest to kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa najemcy, uniknięcia problemów prawnych, zwiększenia atrakcyjności oferty oraz oszczędności czasu i pieniędzy. 
• Wykrycie i naprawienie problemów technicznych zanim wynajmiesz swoje mieszkanie pozwoli Ci zmniejszyć ryzyko kosztownych awarii w trakcie trwania umowy najmu. 

• Zwróć uwagę w pierwszej kolejności na kwestie bezpieczeństwa. Przegląd piecyka gazowego, przegląd wentylacji w budynku, wyposażenie mieszkania w czujnik czadu. To może uratować ludzkie życie!
• Kilka razy nam się to przytrafiło. Czujnik czadu “zawył” mimo tego, że piecyk był po corocznym przeglądzie. Możliwe, że uratowało to życie wielu osób.

2. Sprawdzenie stanu estetycznego mieszkania

4. Profil najemcy – kto jest Twoim klientem?

6. Przygotowanie ogłoszenia

• Zadbaj o atrakcyjne zdjęcia swojego mieszkania. Zrobisz je raz i zostaną z Tobą na lata. Zaprezentuj walory swojego mieszkania.
• Polecamy profesjonalną sesję fotograficzną. Na rynku są osoby, którzy specjalizują się w robieniu zdjęć mieszkań na wynajem.
• Dobre zdjęcia są kluczowe, żeby przyciągnąć uwagę najemców.
• Stwórz szczegółowy opis mieszkania. Unikniesz dzięki temu lawiny pytań przez telefon.
• Zainwestuje w marketing i umieść ogłoszenie na popularnych portalach internetowych. W Gedeus obsługując właścicieli i ich mieszkania na wynajem regularnie zamieszczamy ogłoszenia na OLX i na grupach na Facebook’u.

UWAGA!

• Na rynku jest teraz wiele profesjonalnych firm, które wiedzą jak przygotować ogłoszenie, aby wzbudziło zainteresowanie najemcy. Jeśli zaniedbasz ten aspekt to jest duże ryzyko, że Twoje ogłoszenie po prostu zniknie w tłumie. 

• Warto się trochę napracować przy stworzeniu ogłoszenia i zrobić to skutecznie

7. Prezentacja mieszkania

14. Kontrole na mieszkaniach i utrzymywanie mieszkania w dobrym stanie

• Przeprowadzaj regularne inspekcje nieruchomości, aby sprawdzić, czy wszystko jest w porządku. Dzięki temu łatwiej będzie zadbać o utrzymanie nieruchomości w dobrym stanie.
• Takie przeglądy swojego mieszkania na wynajem warto robić przynajmniej raz na kwartał.
• Najemca jest odpowiedzialny za utrzymanie mieszkania w dobrym stanie, ale z doświadczenia wiemy, że bardziej się mobilizuje jak co jakiś czas ktoś przyjeżdża i sprawdza czy wszystko jest ok.

15. Sąsiedzi

• Warto dbać o relacje z sąsiadami. Jeśli Twoje mieszkanie znajduje się w budynku wielorodzinnym, zapukaj do sąsiadów i poinformuj ich o wynajęciu mieszkania.
• Współpraca z sąsiadami może pomóc w szybkim rozwiązaniu ewentualnych problemów, które mogą wystąpić w trakcie wynajmu. 

16. Plany długoterminowe

• Zastanów się czy w niedalekiej przyszłości może się pojawić konieczność przeprowadzenia jakichś napraw bądź konserwacji mieszkania. Warto o tym poinformować najemcę na samym początku, aby uniknąć nieporozumień w przyszłości.
• Jeśli planujesz sprzedać mieszkanie w trakcie umowy najmu, ale jeszcze nie wiesz dokładnie kiedy to również trzeba ten aspekt uwzględnić we współpracy z najemcą. Być może trzeba wprowadzić do umowy dodatkowy zapis określający dalsze kroki obydwu stron w takiej sytuacji.

17. Prowadzenie dokumentacji

• Starannie prowadź dokumentację związaną z wynajmem, taką jak umowy, płatności, korespondencję i raporty z inspekcji.
• Dobre prowadzenie dokumentacji może uchronić Cię przed ewentualnymi konfliktami z najemcami i może być przydatne w przypadku sporów prawnych czy kontroli podatkowej.

18. Automatyzacja procesów i aplikacje do zarządzania najmem

• Automatyzuj część procesów związanych z zarządzaniem wynajmem, takich jak płatności, komunikacja czy umawianie terminów inspekcji.
• Możesz skorzystać z dedykowanych aplikacji lub systemów zarządzania nieruchomościami, które ułatwiają te zadania.

19. Procesy, procedury, listy kontrolne

• Zarządzanie najmem swojego mieszkania jest wielowątkowym zagadnieniem. Jak to mówią – póki jest dobrze to jest dobrze. Może się jednak zdarzyć kumulacja usterek, niespodziewane zgłoszenia od sąsiadów, wyprowadzka najemcy, brak płatności, agresywne i nieuprzejme zachowanie najemcy. Może też wydarzyć się wypadek, albo nie daj Boże jakaś tragedia. Mieliśmy do czynienia już z każdym z tych aspektów zarządzania najmem.
• To co może Cię “ocalić” bądź po prostu znacznie zmniejszyć narzut czasu i emocji na rozwiązywanie problemów to stworzenie procesów, procedur i list kontrolnych.
• W Gedeus w którym obsługujemy kilkuset najemców w Krakowie i zarządzamy mieszkaniami, każdy obszar wynajmu przedstawiony w tym artykule jest ubrany w proces. Coraz mniej sytuacji nas zaskakuje, bo niezależnie od tego co się wydarzy, wiemy co dokładnie mamy wtedy zrobić. Nie byłoby to możliwe gdybyśmy nie zautomatyzowali obsługi najmu i gdyby nasi pracownicy nie potrafili z tych procesów korzystać.
• Niezależnie od tego czy masz jedno mieszkanie na wynajem czy więcej, stworzenie listy kroków do zrobienia w danej sytuacji da Ci wewnętrzny komfort i spokój. Zapanujesz nad tym co do tej pory wymykało Ci się spod kontroli.

20. Współpraca z firmą zarządzającą

• Jeśli nie masz czasu lub obawiasz się, że popełnisz jakiś błąd w procesie zarządzania wynajmem to rozważ współpracę z profesjonalną firmą zajmującą się obsługą mieszkań na wynajem. 
• Ty śpisz spokojnie, a firma, która zna się na tym fachu dopilnuje, żeby Twoje mieszkanie na wynajem było bezpieczne, zarabiało na siebie i niepotrzebnie nie angażowało Twojego czasu.
• W Gedeus w Krakowie obsługujemy w taki sposób właścicieli mieszkań na wynajem.

Zapisz się do naszego newslettera

Obsługa mieszkań na wynajem długoterminowy przeszła w Gedeus prawdziwą ewolucję

Gdy kilka lat temu startowaliśmy z Gedeus w Krakowie to wiele rzeczy robiliśmy “na czuja”. Obsługa mieszkań na wynajem wymagała dopracowania. Nie mieliśmy wtedy zespołu pracowników. Nie mieliśmy też procesów i procedur, które są teraz podstawą naszej codziennej pracy. 

Na rekrutacje pierwszych najemców jeździliśmy sami z moimi wspólnikami. Przeprowadzaliśmy rozmowy i staraliśmy się wyczuć czy ktoś coś przed nami ukrywa. Czy jest wypłacalny? Szanuje cudzą własność? Jest w stanie się dogadać z innymi najemcami w mieszkaniu? Czy będzie stosował się do ustaleń umownych? Mieliśmy w takiej ocenie najemcy dużą skuteczność. Błędy jednak się zdarzały. 

Mieszkań do obsługi przybywało i wyzwania zaczynały się piętrzyć. Pęknięty wężyk od spłuczki i zalane mieszkanie. Ktoś zgubił klucz do mieszkania i nie mógł się dostać do środka. Na płytę indukcyjną spadł słoik, płyta pękła i była do wymiany. Ktoś w połowie roku zgłosił chęć wcześniejszej przeprowadzki, bo zmienił pracę i opuszcza Kraków. A umowy podpisujemy na rok. Od sierpnia do sierpnia następnego roku. Bywało nieraz, że braliśmy też wałki, pędzle, farby i narzędzia i jechaliśmy coś naprawić, pomalować i odświeżyć. Początki były bardzo czasochłonne.

Przede wszystkim trudno jest rozwijać biznes jeżeli często jeździsz na mieszkanie z wałkiem do malowania i kluczem francuskim 🙂 Dość szybko zdaliśmy sobie sprawę z ekstremalnie ważnej rzeczy. Potrzebny był nam skuteczny zespół specjalistów, bo w kilka osób nie ogarnialiśmy już tak szerokiego zakresu usług.

Zakres obsługi mieszkań na wynajem

Obsługa kilkunastu mieszkań na wynajem była jeszcze do udźwignięcia. Ale już przy kilkudziesięciu mieszkaniach na wynajem było bardzo gorąco. Spisaliśmy zakres usług Gedeusa. 

Rozpoczęliśmy wtedy rekrutację do naszej firmy poszukując osób, które zajmą się taki zadaniami jak:

• Konsultacja dot. stanu mieszkania i przygotowania go do wynajmu, tak aby przynosiło właścicielowi jak największy przychód
• Rekrutacja wiarygodnych i wypłacalnych najemców na nowe mieszkania, które powierzają nam do obsługi ich właściciele.
• Prezentacja pokoi i kawalerek.
• Bieżący kontakt z najemcami i odpowiadanie na ich zgłoszenia i pytania.
• Rozwiązywanie bieżących usterek i awarii. 
• Regularne przeglądy mieszkań i tworzenie raportów dla ich właścicieli (czy wszystko z ich nieruchomością jest ok).
• Rozliczenia z najemcami oraz z właścicielami mieszkań.
• Windykacja należności w przypadku braku płatności od najemców.
• Pilotowanie procesów formalnych przy podpisaniu wszelkich umów
• Wsparcie prawne, gdyby okazało się, że najemca jednak nie chce płacić.
• Obsługa wszelkich spraw administracyjnych (wspólnoty, dostawcy mediów, ubezpieczyciele).
• Rozliczanie kaucji i napraw (dbanie o to, aby mieszkanie po zakończeniu umowy najmu zostało oddane właścicielowi w jak najlepszym, niepogorszonym stanie)
  

Czy obsługa mieszkań na wynajem jest czasochłonna i generuje problemy?

Wiedzieliśmy, że część właścicieli mieszkań na wynajem potrzebuje w Krakowie wsparcia. Wielu naszych klientów jest bardzo zajętych. Prowadzą biznesy, pracują w korporacjach, każdy z nich ma jakąś swoją specjalizację. Programista, piłkarz, lekarz, adwokat, prezes, dyrektor. Każdy z nich chce się skupić na swoim fachu i nie musieć jechać na mieszkanie, żeby wymienić wężyk w spłuczce. Ani tym bardziej koordynować wymianę paneli, które zostały zalane w całym mieszkaniu w wyniku awarii tej spłuczki czy odbierać wieczorem telefon, bo ktoś w pokoju obok puścił głośniej muzykę. Każdy z naszych klientów czuł to, że obsługa swoich mieszkań na wynajem wymaga czasu.

Dlaczego działamy kompleksowo?

Naszym celem było stworzenie takiej usługi, która zaoszczędzi naszemu klientowi masę czasu i stresu. Usługi, która będzie świadczona w sposób profesjonalny. Od dokładnego wysłuchania potrzeb naszego klienta, po ogarnięcie wszystkich wątków związanych z obsługą najmu długoterminowego jego mieszkania. Na końcu nasz klient miał dostać od nas comiesięczny przelew za wynajem. Miał spać spokojnie, że jego mieszkanie na wynajem jest bezpieczne. 

Jaki był klucz do osiągnięcia tego celu? Zbudowanie świetnego zespołu, skupienie na wysokiej jakości obsługi naszych klientów i działające procesy i procedury. 

Zespół, procesy i klienci

Nasi pracownicy są naszym najcenniejszym zasobem. W ciągu ostatnich pięciu lat zbudowaliśmy ekosystem pracy, który pomaga nam zdobywać potrzebną wiedzę i umiejętności. Lubimy się uczyć i wyciągać wnioski. Lubimy wdrażać nowe rozwiązania i optymalizacje. Szukamy najlepszej drogi do celu. Doświadczenie zdobyte przez zespół Gedeus pozwoliło na lepsze radzenie sobie z trudnymi sytuacjami i podejmowanie trafnych decyzji. 

Kiedy procesy i procedury są dopasowane do potrzeb klientów, a pracownicy posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie, firma może działać znacznie efektywniej. Dzięki temu możemy pomagać coraz większej liczbie klientów, którzy swoje mieszkanie na wynajem w Krakowie chcą powierzyć w zaufane ręce. 

200 mieszkań w obsłudze, 1000 najemców, dobre relacje

Dzisiaj na naszej drodze do obsługi 200-tu mieszkań na wynajem długoterminowy w Krakowie i obsługi 1000 najemców nie robimy nic “na czuja”. Znamy dokładnie specyfikę tego biznesu. Mamy świetny zespół, który pomaga naszym klientom rozwiązywać wszelkie problemy. Mamy kuloodporne procesy, które pozwalają nam działać sprawnie i profesjonalnie. A przede wszystkim cenimy sobie dobrą i satysfakcjonującą obydwie strony współpracę. 

Pomogliśmy już ponad 60 właścicielom mieszkań – inwestorom, przedsiębiorcom, lekarzom i piłkarzom w obsłudze ich mieszkań na wynajem w Krakowie. W ciągu 5 lat obsłużyliśmy ponad tysiąc najemców. Obydwie grupy klientów są bardzo zadowolone ze współpracy z nami i bardzo nas to cieszy, bo w biznesie oprócz aspektu finansowego ważne są dla nas relacje, które możemy budować na długie lata.

 

Zapisz się do naszego newslettera