Masz mieszkanie na wynajem? Chcesz usprawnić jego obsługę?

Obsługa najmu mieszkań to złożony proces. Może być owocny, ale może też przysporzyć wiele problemów i zająć sporo czasu. Nierzadko też generuje nieprzewidziane wydatki. Nasza firma Gedeus od wielu lat zajmuje się obsługą najmu długoterminowego. Opisaliśmy to w tym artykule o ewolucji naszej firmy. Podpisaliśmy już ponad tysiąc umów najmu. Wiemy na co zwracać uwagę na każdym etapie obsługi mieszkania na wynajem. 

Jeśli masz mieszkanie na wynajem i szukasz sposobu na święty spokój i poczucie bezpieczeństwa to przygotowaliśmy dla Ciebie coś specjalnego!

Dzielimy się z Tobą sprawdzonymi przez nas metodami, które pomogą Ci uniknąć typowych błędów. Stosujemy te zasady w Gedeus od wielu lat. Działają. 

Z tego artykułu dowiesz się: 

  • jak przygotować mieszkanie do wynajmu,
  • jak je najlepiej wynająć i w dobrej cenie,
  • jak znaleźć odpowiedniego najemcę,
  • jakie dokumenty sporządzić,
  • jak dbać o komfort najemcy,
  • jak pilnować swojej nieruchomości,
  • jakie szczegóły mają znaczenie,
  • jak spać spokojnie 🙂

Poradnik podzieliliśmy na sekcje. Uporządkowaliśmy je w kolejności w jakiej stosujemy je w naszej firmie Gedeus w procesie obsługi mieszkań na wynajem.

Po wdrożeniu tych zasad prawdopodobnie odzyskasz święty spokój, zaoszczędzisz czas i pieniądze. Zapraszamy Cię do lektury i życzymy udanego wynajmu!

1. Sprawdzenie stanu technicznego

  • Jest to kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa najemcy, uniknięcia problemów prawnych, zwiększenia atrakcyjności oferty oraz oszczędności czasu i pieniędzy. 
  • Wykrycie i naprawienie problemów technicznych zanim wynajmiesz swoje mieszkanie pozwoli Ci zmniejszyć ryzyko kosztownych awarii w trakcie trwania umowy najmu. 
UWAGA!
  • Zwróć uwagę w pierwszej kolejności na kwestie bezpieczeństwa. Przegląd piecyka gazowego, przegląd wentylacji w budynku, wyposażenie mieszkania w czujnik czadu. To może uratować ludzkie życie!
  • Kilka razy nam się to przytrafiło. Czujnik czadu “zawył” mimo tego, że piecyk był po corocznym przeglądzie. Możliwe, że uratowało to życie wielu osób.

2. Sprawdzenie stanu estetycznego mieszkania

  • Czyste, zadbane i dobrze urządzone mieszkanie może przyciągnąć większą liczbę zainteresowanych osób. Przekłada się to na szybsze wynajęcie mieszkania oraz możliwość uzyskania wyższej ceny za wynajem. 
  • Pierwsze wrażenie jest bardzo ważne. Potencjalni najemcy zwracają uwagę na wygląd mieszkania, jego wyposażenie i ogólną atmosferę. Estetycznie urządzone mieszkanie może zdecydować o tym, że najemca wybierze właśnie Twoją ofertę.
  • Jeśli mieszkanie jest zadbane i przyjemne i najemcy będą zadowoleni z warunków wynajmu to może to zaowocować długotrwałą współpracą.
  • Zainwestuj w elementy wyposażenia i dekoracje. Często niewielkim nakładem finansowym można bardzo poprawić wygląd mieszkania. Możesz też skorzystać z usług firmy zajmującej się Home Stagingiem.

3. Sporządzenie szczegółowej inwentaryzacji

  • Dokumentacja fotograficzna wnętrza i wyposażenia pozwala uniknąć nieporozumień dotyczących odpowiedzialności za ewentualne uszkodzenia, zagubienia czy zużycie sprzętów i elementów wyposażenia.
  • Dokładnie sfotografuj i udokumentuj stan mieszkania przed wynajmem.
  • Zrób spis wyposażenia. Jeśli liczysz dokładnie stopę zwrotu z najmu swojego mieszkania to pewnie masz już excela z całym zakupionym wyposażeniem wraz  jego cenami 🙂
  • Skompletuj karty gwarancyjne i skseruj paragony. Lubią wyblaknąć i możesz mieć kłopot z gwarancją. 
  • Spisz ważne informacje dotyczące mieszkania, które mogą być przydatne w przyszłości dla Ciebie lub najemcy (klucze z oznaczeniami do czego są, kody wejściowe, hasła do routera itd.)

4. Profil najemcy – kto jest Twoim klientem?

  • Zastanów się, jaki profil najemcy jest dla Ciebie najbardziej atrakcyjny, np. studenci, rodziny czy pracownicy korporacji.
  • Może Twoje mieszkanie jest blisko biurowców i korporacji? Blisko uczelni?
  • Skieruj swoją ofertę do tej grupy, co pozwoli Ci skupić się na najbardziej odpowiednich kandydatach.

5. Ustalenie ceny najmu

  • Przeprowadź analizę rynku, aby ustalić odpowiednią cenę najmu. Lokalizacja, metraż, udogodnienia w mieszkaniu, infrastruktura w rejonie Twojego mieszkania, sąsiedztwo korporacji czy uniwersytetów, korki uliczne. To tylko kilka czynników, które mają wpływ na cenę.
  • Ustal wysokość czynszu najmu i ewentualne dodatkowe opłaty.

6. Przygotowanie ogłoszenia

  • Zadbaj o atrakcyjne zdjęcia swojego mieszkania. Zrobisz je raz i zostaną z Tobą na lata. Zaprezentuj walory swojego mieszkania.
  • Polecamy profesjonalną sesję fotograficzną. Na rynku są osoby, którzy specjalizują się w robieniu zdjęć mieszkań na wynajem.
  • Dobre zdjęcia są kluczowe, żeby przyciągnąć uwagę najemców.
  • Stwórz szczegółowy opis mieszkania. Unikniesz dzięki temu lawiny pytań przez telefon.
  • Zainwestuje w marketing i umieść ogłoszenie na popularnych portalach internetowych. W Gedeus obsługując właścicieli i ich mieszkania na wynajem regularnie zamieszczamy ogłoszenia na OLX i na grupach na Facebook’u.

UWAGA!

  • Na rynku jest teraz wiele profesjonalnych firm, które wiedzą jak przygotować ogłoszenie, aby wzbudziło zainteresowanie najemcy. Jeśli zaniedbasz ten aspekt to jest duże ryzyko, że Twoje ogłoszenie po prostu zniknie w tłumie. 

  • Warto się trochę napracować przy stworzeniu ogłoszenia i zrobić to skutecznie

7. Prezentacja mieszkania

  • Upewnij się, że mieszkanie jest czyste i dobrze oświetlone. Wyeksponuj atuty swojego mieszkania na wynajem.
  • Przygotuj wszystkie potrzebne informacje (koszty utrzymania, opłaty dodatkowe, itp.)
  • Daj najemcom przestrzeń i czas, aby mogli swobodnie obejrzeć mieszkanie i zadać pytania.
  • Bądź szczery. Niczego nie ukrywaj. Zwłaszcza ewentualnych wad i problemów, które mogłyby wpłynąć na decyzję najemców. Najemcy często doceniają to, że są o tym informowani na samym początku. Nie przekreśla to szans wynajęcia mieszkania, a wręcz przeciwnie – buduje to zaufanie.

8. Wybór odpowiedniego najemcy i sprawdzenie wiarygodności

  • Poproś najemcę o referencje. Zapytaj o kontakt do poprzednich wynajmujących, aby dowiedzieć się czy najemca terminowo opłacał czynsz, czy dbał o mieszkanie i jak się zachowywał. Jeśli od razu wzbudzi to niechęć najemcy to sygnał ostrzegawczy. Być może najemca ma coś do ukrycia.
  • Zweryfikuj źródło dochodów. Poproś o dokumenty potwierdzające zatrudnienie i poziom dochodów potencjalnego najemcy. Może to być np. zaświadczenie od pracodawcy, umowa o pracę lub wyciągi z konta bankowego. Umożliwi Ci to ocenę zdolności najemcy do terminowego płacenia czynszu.
  • Możesz też poprosić najemcę o raport z BIK i spróbować w ten sposób sprawdzić jego historię kredytową.
  • Posłuchaj swojej intuicji. Jakie pierwsze wrażenie wywarł na Tobie najemca?
  • Już samo zadanie tych pytań podczas weryfikacji może dużo Ci podpowiedzieć. Zobaczysz czy najemca jest chętny do przedstawienia dokumentów o które prosisz. A być może ma coś do ukrycia i Twoje pytania zaczną go irytować.
  • Zadawaj pytania. Zobaczysz jak będzie Ci się rozmawiać z potencjalnym najemcą. W końcu będziecie się ze sobą komunikować przez dłuższy czas jeśli podpisze z Tobą umowę.

9. Ustalenie warunków najmu i przygotowanie niezbędnych dokumentów

  • Umowa najmu i zakres. Zawrzyj pisemną umowę najmu z najemcą. Umowa najmu powinna zawierać informacje dotyczące:
    • komu wynajmujemy,
    • okresu wynajmu,
    • wysokości czynszu,
    • wysokość kaucji i jej funkcji,
    • terminów płatności,
    • trybu wygaśnięcia umowy najmu,
    • trybu wypowiedzenia umowy najmu,
    • obowiązków i praw zarówno najemcy jak i wynajmującego,
    • odpowiedzialności za ewentualne szkody. 
  • Protokół zdawczo-odbiorczy. W nim udokumentujecie z najemcą stan mieszkania przed i po wynajmie.
  • Regulamin najmu. Ustal jasne zasady dotyczące korzystania z mieszkania przez najemców, takie jak utrzymanie czystości, przestrzeganie ciszy nocnej, zgłaszanie wszelkich uszkodzeń i usterek. Aby w przyszłości uniknąć nieporozumień warto te zasady opisać w umowie najmu, bądź w oddzielnym regulaminie będącym jednym z załączników do umowy najmu.
  • Polisa ubezpieczeniowa. Miej polisę swojego mieszkania i koniecznie wpisz w umowę wymóg wykupu polisy OC przez najemcę.

UWAGA!

  • Warto stworzyć dobrą i przemyślaną umowę.
  • Jeśli chcesz ją ściągnąć na szybko z internetu to zanim ją podpiszesz skonsultuj ją z kimś:
    • Może to być Twój znajomy, który zajmował się już np. obsługą swojego mieszkania na wynajem.
    • Możesz to zlecić profesjonaliście jakim jest radca prawny (co rekomendujemy), albo skontaktować się z firmą, która specjalizuje się w zarządzaniu mieszkaniami na wynajem długoterminowy.
  • Czasami niuanse w umowie decydują o tym czy w razie problematycznej sytuacji będziesz w stanie wyegzekwować swoje prawa.

10. Kaucja

  • Weź kaucję od najemcy, która może pokryć ewentualne szkody lub zaległości w płatnościach. 
  • Kaucja powinna być przechowywana na oddzielnym koncie bankowym. Jeśli nie ma konieczności rozliczania z kaucji napraw bądź zaległości w płatnościach kaucja zwracana jest najemcy po zakończeniu umowy. Termin zwrotu kaucji powinien być określony w umowie (np. do 14 dni po zakończeniu umowy najmu).

11. Ubezpieczenie

  • Upewnij się, że masz odpowiednie ubezpieczenie na swoją nieruchomość, które obejmuje szkody materialne i odpowiedzialność cywilną. 
UWAGA!
  • Dlaczego ubezpieczenie jest takie ważne?
  • Jeśli sąsiad z góry zaleje Twoje mieszkanie, a nie ma ubezpieczenia to robi się nieprzyjemnie. Możesz się z nim sądzić, ale zanim dostaniesz odszkodowanie to koszty naprawy trzeba będzie pokryć. 
  • Jeśli szkodę w mieszkaniu spowodował najemca, który nie ma wykupionego OC, a kwota kaucji nie wystarcza na pokrycie szkód to również koszty naprawy na początku poniesiesz Ty. 
  • Jeśli Ty sam zalejesz mieszkanie sąsiadowi z dołu i nie masz ubezpieczenia OC to sąsiad będzie miał roszczenia do Ciebie za poczynione mu szkody

12. Przekazanie mieszkania

  • Jeśli mieszkanie jest już przygotowane i gotowe do zamieszkania uzupełnij wspólnie z najemcą protokół zdawczo-odbiorczy.
  • Szczegółowo opisz w nim stan mieszkania, stan liczników, kody wejściowe, info odnośnie przekazywanych kluczy. Wspólnie z najemcą dopiszcie ewentualne uwagi.

13. Komunikacja i współpraca z najemcą

  • Utrzymuj regularny kontakt z najemcą, aby na bieżąco rozwiązywać ewentualne problemy, dbać o dobre relacje i czuwać nad stanem mieszkania.
  • Ustal jasne zasad komunikacji. Określ preferowane kanały komunikacji i ustal terminy odpowiedzi na ewentualne zgłoszenia.
  • Szanuj prywatność najemcy.
  • Szybko rozwiązuj problemy.
  • W sytuacjach konfliktowych skup się na wysłuchaniu potrzeb drugiej strony, aby zrozumieć gdzie leży problem. Dużo łatwiej jest wtedy rozmawiać i osiągnąć porozumienie.

14. Kontrole na mieszkaniach i utrzymywanie mieszkania w dobrym stanie

  • Przeprowadzaj regularne inspekcje nieruchomości, aby sprawdzić, czy wszystko jest w porządku. Dzięki temu łatwiej będzie zadbać o utrzymanie nieruchomości w dobrym stanie.
  • Takie przeglądy swojego mieszkania na wynajem warto robić przynajmniej raz na kwartał.
  • Najemca jest odpowiedzialny za utrzymanie mieszkania w dobrym stanie, ale z doświadczenia wiemy, że bardziej się mobilizuje jak co jakiś czas ktoś przyjeżdża i sprawdza czy wszystko jest ok.

15. Sąsiedzi

  • Warto dbać o relacje z sąsiadami. Jeśli Twoje mieszkanie znajduje się w budynku wielorodzinnym, zapukaj do sąsiadów i poinformuj ich o wynajęciu mieszkania.
  • Współpraca z sąsiadami może pomóc w szybkim rozwiązaniu ewentualnych problemów, które mogą wystąpić w trakcie wynajmu. 

16. Plany długoterminowe

  • Zastanów się czy w niedalekiej przyszłości może się pojawić konieczność przeprowadzenia jakichś napraw bądź konserwacji mieszkania. Warto o tym poinformować najemcę na samym początku, aby uniknąć nieporozumień w przyszłości.
  • Jeśli planujesz sprzedać mieszkanie w trakcie umowy najmu, ale jeszcze nie wiesz dokładnie kiedy to również trzeba ten aspekt uwzględnić we współpracy z najemcą. Być może trzeba wprowadzić do umowy dodatkowy zapis określający dalsze kroki obydwu stron w takiej sytuacji.

17. Prowadzenie dokumentacji

  • Starannie prowadź dokumentację związaną z wynajmem, taką jak umowy, płatności, korespondencję i raporty z inspekcji.
  • Dobre prowadzenie dokumentacji może uchronić Cię przed ewentualnymi konfliktami z najemcami i może być przydatne w przypadku sporów prawnych czy kontroli podatkowej.

18. Automatyzacja procesów i aplikacje do zarządzania najmem

  • Automatyzuj część procesów związanych z zarządzaniem wynajmem, takich jak płatności, komunikacja czy umawianie terminów inspekcji.
  • Możesz skorzystać z dedykowanych aplikacji lub systemów zarządzania nieruchomościami, które ułatwiają te zadania.

19. Procesy, procedury, listy kontrolne

  • Zarządzanie najmem swojego mieszkania jest wielowątkowym zagadnieniem. Jak to mówią – póki jest dobrze to jest dobrze. Może się jednak zdarzyć kumulacja usterek, niespodziewane zgłoszenia od sąsiadów, wyprowadzka najemcy, brak płatności, agresywne i nieuprzejme zachowanie najemcy. Może też wydarzyć się wypadek, albo nie daj Boże jakaś tragedia. Mieliśmy do czynienia już z każdym z tych aspektów zarządzania najmem.
  • To co może Cię “ocalić” bądź po prostu znacznie zmniejszyć narzut czasu i emocji na rozwiązywanie problemów to stworzenie procesów, procedur i list kontrolnych.
  • W Gedeus w którym obsługujemy kilkuset najemców w Krakowie i zarządzamy mieszkaniami, każdy obszar wynajmu przedstawiony w tym artykule jest ubrany w proces. Coraz mniej sytuacji nas zaskakuje, bo niezależnie od tego co się wydarzy, wiemy co dokładnie mamy wtedy zrobić. Nie byłoby to możliwe gdybyśmy nie zautomatyzowali obsługi najmu i gdyby nasi pracownicy nie potrafili z tych procesów korzystać.
  • Niezależnie od tego czy masz jedno mieszkanie na wynajem czy więcej, stworzenie listy kroków do zrobienia w danej sytuacji da Ci wewnętrzny komfort i spokój. Zapanujesz nad tym co do tej pory wymykało Ci się spod kontroli.

20. Współpraca z firmą zarządzającą

  • Jeśli nie masz czasu lub obawiasz się, że popełnisz jakiś błąd w procesie zarządzania wynajmem to rozważ współpracę z profesjonalną firmą zajmującą się obsługą mieszkań na wynajem. 
  • Ty śpisz spokojnie, a firma, która zna się na tym fachu dopilnuje, żeby Twoje mieszkanie na wynajem było bezpieczne, zarabiało na siebie i niepotrzebnie nie angażowało Twojego czasu.
  • W Gedeus w Krakowie obsługujemy w taki sposób właścicieli mieszkań na wynajem.
Mamy nadzieję, że wyżej wymienione praktyki zarządzania najmem, które stosujemy w Gedeus pomogą Ci jeszcze sprawniej obsługiwać swoje mieszkanie na wynajem. Jest to złożony proces, ale przy metodycznym wdrażaniu rozwiązań, które działają można zaoszczędzić masę czasu i pieniędzy. Twoje mieszkanie będzie się wynajmować, będzie bezpieczne, najemcy będą zadowoleni i będziesz spać spokojnie!
 
W razie dodatkowych pytań możesz śmiało skontaktować się z nami przez formularz na stronie internetowej:
 
 
Udanego najmu! 🙂 
 

Zapisz się do naszego newslettera

Gedeus Sp. z.o.o
hello@gedeus.com
Grodzka 54/1B, 31-044 Kraków

© 2021 Gedeus. Stworzone przez Katarzyna Mrzygłód i Hartwork
Gedeus
Powered by  Zgodności ciasteczek z RODO
Przegląd prywatności

Ta strona korzysta z ciasteczek, aby zapewnić Ci najlepszą możliwą obsługę. Informacje o ciasteczkach są przechowywane w przeglądarce i wykonują funkcje takie jak rozpoznawanie Cię po powrocie na naszą stronę internetową i pomaganie naszemu zespołowi w zrozumieniu, które sekcje witryny są dla Ciebie najbardziej interesujące i przydatne.