Masz mieszkanie na wynajem? Chcesz usprawnić jego obsługę?
Obsługa najmu mieszkań to złożony proces. Może być owocny, ale może też przysporzyć wiele problemów i zająć sporo czasu. Nierzadko też generuje nieprzewidziane wydatki. Nasza firma Gedeus od wielu lat zajmuje się obsługą najmu długoterminowego. Opisaliśmy to w tym artykule o ewolucji naszej firmy. Podpisaliśmy już ponad tysiąc umów najmu. Wiemy na co zwracać uwagę na każdym etapie obsługi mieszkania na wynajem.
Jeśli masz mieszkanie na wynajem i szukasz sposobu na święty spokój i poczucie bezpieczeństwa to przygotowaliśmy dla Ciebie coś specjalnego!
Dzielimy się z Tobą sprawdzonymi przez nas metodami, które pomogą Ci uniknąć typowych błędów. Stosujemy te zasady w Gedeus od wielu lat. Działają.
Z tego artykułu dowiesz się:
- jak przygotować mieszkanie do wynajmu,
- jak je najlepiej wynająć i w dobrej cenie,
- jak znaleźć odpowiedniego najemcę,
- jakie dokumenty sporządzić,
- jak dbać o komfort najemcy,
- jak pilnować swojej nieruchomości,
- jakie szczegóły mają znaczenie,
- jak spać spokojnie 🙂
Poradnik podzieliliśmy na sekcje. Uporządkowaliśmy je w kolejności w jakiej stosujemy je w naszej firmie Gedeus w procesie obsługi mieszkań na wynajem.
Po wdrożeniu tych zasad prawdopodobnie odzyskasz święty spokój, zaoszczędzisz czas i pieniądze. Zapraszamy Cię do lektury i życzymy udanego wynajmu!
1. Sprawdzenie stanu technicznego
- Jest to kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa najemcy, uniknięcia problemów prawnych, zwiększenia atrakcyjności oferty oraz oszczędności czasu i pieniędzy.
- Wykrycie i naprawienie problemów technicznych zanim wynajmiesz swoje mieszkanie pozwoli Ci zmniejszyć ryzyko kosztownych awarii w trakcie trwania umowy najmu.
UWAGA!
- Zwróć uwagę w pierwszej kolejności na kwestie bezpieczeństwa. Przegląd piecyka gazowego, przegląd wentylacji w budynku, wyposażenie mieszkania w czujnik czadu. To może uratować ludzkie życie!
- Kilka razy nam się to przytrafiło. Czujnik czadu “zawył” mimo tego, że piecyk był po corocznym przeglądzie. Możliwe, że uratowało to życie wielu osób.
2. Sprawdzenie stanu estetycznego mieszkania
- Czyste, zadbane i dobrze urządzone mieszkanie może przyciągnąć większą liczbę zainteresowanych osób. Przekłada się to na szybsze wynajęcie mieszkania oraz możliwość uzyskania wyższej ceny za wynajem.
- Pierwsze wrażenie jest bardzo ważne. Potencjalni najemcy zwracają uwagę na wygląd mieszkania, jego wyposażenie i ogólną atmosferę. Estetycznie urządzone mieszkanie może zdecydować o tym, że najemca wybierze właśnie Twoją ofertę.
- Jeśli mieszkanie jest zadbane i przyjemne i najemcy będą zadowoleni z warunków wynajmu to może to zaowocować długotrwałą współpracą.
- Zainwestuj w elementy wyposażenia i dekoracje. Często niewielkim nakładem finansowym można bardzo poprawić wygląd mieszkania. Możesz też skorzystać z usług firmy zajmującej się Home Stagingiem.
3. Sporządzenie szczegółowej inwentaryzacji
- Dokumentacja fotograficzna wnętrza i wyposażenia pozwala uniknąć nieporozumień dotyczących odpowiedzialności za ewentualne uszkodzenia, zagubienia czy zużycie sprzętów i elementów wyposażenia.
- Dokładnie sfotografuj i udokumentuj stan mieszkania przed wynajmem.
- Zrób spis wyposażenia. Jeśli liczysz dokładnie stopę zwrotu z najmu swojego mieszkania to pewnie masz już excela z całym zakupionym wyposażeniem wraz jego cenami 🙂
- Skompletuj karty gwarancyjne i skseruj paragony. Lubią wyblaknąć i możesz mieć kłopot z gwarancją.
- Spisz ważne informacje dotyczące mieszkania, które mogą być przydatne w przyszłości dla Ciebie lub najemcy (klucze z oznaczeniami do czego są, kody wejściowe, hasła do routera itd.)
4. Profil najemcy – kto jest Twoim klientem?
- Zastanów się, jaki profil najemcy jest dla Ciebie najbardziej atrakcyjny, np. studenci, rodziny czy pracownicy korporacji.
- Może Twoje mieszkanie jest blisko biurowców i korporacji? Blisko uczelni?
- Skieruj swoją ofertę do tej grupy, co pozwoli Ci skupić się na najbardziej odpowiednich kandydatach.
5. Ustalenie ceny najmu
- Przeprowadź analizę rynku, aby ustalić odpowiednią cenę najmu. Lokalizacja, metraż, udogodnienia w mieszkaniu, infrastruktura w rejonie Twojego mieszkania, sąsiedztwo korporacji czy uniwersytetów, korki uliczne. To tylko kilka czynników, które mają wpływ na cenę.
- Ustal wysokość czynszu najmu i ewentualne dodatkowe opłaty.
6. Przygotowanie ogłoszenia
- Zadbaj o atrakcyjne zdjęcia swojego mieszkania. Zrobisz je raz i zostaną z Tobą na lata. Zaprezentuj walory swojego mieszkania.
- Polecamy profesjonalną sesję fotograficzną. Na rynku są osoby, którzy specjalizują się w robieniu zdjęć mieszkań na wynajem.
- Dobre zdjęcia są kluczowe, żeby przyciągnąć uwagę najemców.
- Stwórz szczegółowy opis mieszkania. Unikniesz dzięki temu lawiny pytań przez telefon.
- Zainwestuje w marketing i umieść ogłoszenie na popularnych portalach internetowych. W Gedeus obsługując właścicieli i ich mieszkania na wynajem regularnie zamieszczamy ogłoszenia na OLX i na grupach na Facebook’u.
UWAGA!
Na rynku jest teraz wiele profesjonalnych firm, które wiedzą jak przygotować ogłoszenie, aby wzbudziło zainteresowanie najemcy. Jeśli zaniedbasz ten aspekt to jest duże ryzyko, że Twoje ogłoszenie po prostu zniknie w tłumie.
Warto się trochę napracować przy stworzeniu ogłoszenia i zrobić to skutecznie
7. Prezentacja mieszkania
- Upewnij się, że mieszkanie jest czyste i dobrze oświetlone. Wyeksponuj atuty swojego mieszkania na wynajem.
- Przygotuj wszystkie potrzebne informacje (koszty utrzymania, opłaty dodatkowe, itp.)
- Daj najemcom przestrzeń i czas, aby mogli swobodnie obejrzeć mieszkanie i zadać pytania.
- Bądź szczery. Niczego nie ukrywaj. Zwłaszcza ewentualnych wad i problemów, które mogłyby wpłynąć na decyzję najemców. Najemcy często doceniają to, że są o tym informowani na samym początku. Nie przekreśla to szans wynajęcia mieszkania, a wręcz przeciwnie – buduje to zaufanie.
8. Wybór odpowiedniego najemcy i sprawdzenie wiarygodności
- Poproś najemcę o referencje. Zapytaj o kontakt do poprzednich wynajmujących, aby dowiedzieć się czy najemca terminowo opłacał czynsz, czy dbał o mieszkanie i jak się zachowywał. Jeśli od razu wzbudzi to niechęć najemcy to sygnał ostrzegawczy. Być może najemca ma coś do ukrycia.
- Zweryfikuj źródło dochodów. Poproś o dokumenty potwierdzające zatrudnienie i poziom dochodów potencjalnego najemcy. Może to być np. zaświadczenie od pracodawcy, umowa o pracę lub wyciągi z konta bankowego. Umożliwi Ci to ocenę zdolności najemcy do terminowego płacenia czynszu.
- Możesz też poprosić najemcę o raport z BIK i spróbować w ten sposób sprawdzić jego historię kredytową.
- Posłuchaj swojej intuicji. Jakie pierwsze wrażenie wywarł na Tobie najemca?
- Już samo zadanie tych pytań podczas weryfikacji może dużo Ci podpowiedzieć. Zobaczysz czy najemca jest chętny do przedstawienia dokumentów o które prosisz. A być może ma coś do ukrycia i Twoje pytania zaczną go irytować.
- Zadawaj pytania. Zobaczysz jak będzie Ci się rozmawiać z potencjalnym najemcą. W końcu będziecie się ze sobą komunikować przez dłuższy czas jeśli podpisze z Tobą umowę.
9. Ustalenie warunków najmu i przygotowanie niezbędnych dokumentów
- Umowa najmu i zakres. Zawrzyj pisemną umowę najmu z najemcą. Umowa najmu powinna zawierać informacje dotyczące:
- komu wynajmujemy,
- okresu wynajmu,
- wysokości czynszu,
- wysokość kaucji i jej funkcji,
- terminów płatności,
- trybu wygaśnięcia umowy najmu,
- trybu wypowiedzenia umowy najmu,
- obowiązków i praw zarówno najemcy jak i wynajmującego,
- odpowiedzialności za ewentualne szkody.
- Protokół zdawczo-odbiorczy. W nim udokumentujecie z najemcą stan mieszkania przed i po wynajmie.
- Regulamin najmu. Ustal jasne zasady dotyczące korzystania z mieszkania przez najemców, takie jak utrzymanie czystości, przestrzeganie ciszy nocnej, zgłaszanie wszelkich uszkodzeń i usterek. Aby w przyszłości uniknąć nieporozumień warto te zasady opisać w umowie najmu, bądź w oddzielnym regulaminie będącym jednym z załączników do umowy najmu.
- Polisa ubezpieczeniowa. Miej polisę swojego mieszkania i koniecznie wpisz w umowę wymóg wykupu polisy OC przez najemcę.
UWAGA!
- Warto stworzyć dobrą i przemyślaną umowę.
- Jeśli chcesz ją ściągnąć na szybko z internetu to zanim ją podpiszesz skonsultuj ją z kimś:
- Może to być Twój znajomy, który zajmował się już np. obsługą swojego mieszkania na wynajem.
- Możesz to zlecić profesjonaliście jakim jest radca prawny (co rekomendujemy), albo skontaktować się z firmą, która specjalizuje się w zarządzaniu mieszkaniami na wynajem długoterminowy.
- Czasami niuanse w umowie decydują o tym czy w razie problematycznej sytuacji będziesz w stanie wyegzekwować swoje prawa.
10. Kaucja
- Weź kaucję od najemcy, która może pokryć ewentualne szkody lub zaległości w płatnościach.
- Kaucja powinna być przechowywana na oddzielnym koncie bankowym. Jeśli nie ma konieczności rozliczania z kaucji napraw bądź zaległości w płatnościach kaucja zwracana jest najemcy po zakończeniu umowy. Termin zwrotu kaucji powinien być określony w umowie (np. do 14 dni po zakończeniu umowy najmu).
11. Ubezpieczenie
- Upewnij się, że masz odpowiednie ubezpieczenie na swoją nieruchomość, które obejmuje szkody materialne i odpowiedzialność cywilną.
UWAGA!
- Dlaczego ubezpieczenie jest takie ważne?
- Jeśli sąsiad z góry zaleje Twoje mieszkanie, a nie ma ubezpieczenia to robi się nieprzyjemnie. Możesz się z nim sądzić, ale zanim dostaniesz odszkodowanie to koszty naprawy trzeba będzie pokryć.
- Jeśli szkodę w mieszkaniu spowodował najemca, który nie ma wykupionego OC, a kwota kaucji nie wystarcza na pokrycie szkód to również koszty naprawy na początku poniesiesz Ty.
- Jeśli Ty sam zalejesz mieszkanie sąsiadowi z dołu i nie masz ubezpieczenia OC to sąsiad będzie miał roszczenia do Ciebie za poczynione mu szkody
12. Przekazanie mieszkania
- Jeśli mieszkanie jest już przygotowane i gotowe do zamieszkania uzupełnij wspólnie z najemcą protokół zdawczo-odbiorczy.
- Szczegółowo opisz w nim stan mieszkania, stan liczników, kody wejściowe, info odnośnie przekazywanych kluczy. Wspólnie z najemcą dopiszcie ewentualne uwagi.
13. Komunikacja i współpraca z najemcą
- Utrzymuj regularny kontakt z najemcą, aby na bieżąco rozwiązywać ewentualne problemy, dbać o dobre relacje i czuwać nad stanem mieszkania.
- Ustal jasne zasad komunikacji. Określ preferowane kanały komunikacji i ustal terminy odpowiedzi na ewentualne zgłoszenia.
- Szanuj prywatność najemcy.
- Szybko rozwiązuj problemy.
- W sytuacjach konfliktowych skup się na wysłuchaniu potrzeb drugiej strony, aby zrozumieć gdzie leży problem. Dużo łatwiej jest wtedy rozmawiać i osiągnąć porozumienie.
14. Kontrole na mieszkaniach i utrzymywanie mieszkania w dobrym stanie
- Przeprowadzaj regularne inspekcje nieruchomości, aby sprawdzić, czy wszystko jest w porządku. Dzięki temu łatwiej będzie zadbać o utrzymanie nieruchomości w dobrym stanie.
- Takie przeglądy swojego mieszkania na wynajem warto robić przynajmniej raz na kwartał.
- Najemca jest odpowiedzialny za utrzymanie mieszkania w dobrym stanie, ale z doświadczenia wiemy, że bardziej się mobilizuje jak co jakiś czas ktoś przyjeżdża i sprawdza czy wszystko jest ok.
15. Sąsiedzi
- Warto dbać o relacje z sąsiadami. Jeśli Twoje mieszkanie znajduje się w budynku wielorodzinnym, zapukaj do sąsiadów i poinformuj ich o wynajęciu mieszkania.
- Współpraca z sąsiadami może pomóc w szybkim rozwiązaniu ewentualnych problemów, które mogą wystąpić w trakcie wynajmu.
16. Plany długoterminowe
- Zastanów się czy w niedalekiej przyszłości może się pojawić konieczność przeprowadzenia jakichś napraw bądź konserwacji mieszkania. Warto o tym poinformować najemcę na samym początku, aby uniknąć nieporozumień w przyszłości.
- Jeśli planujesz sprzedać mieszkanie w trakcie umowy najmu, ale jeszcze nie wiesz dokładnie kiedy to również trzeba ten aspekt uwzględnić we współpracy z najemcą. Być może trzeba wprowadzić do umowy dodatkowy zapis określający dalsze kroki obydwu stron w takiej sytuacji.
17. Prowadzenie dokumentacji
- Starannie prowadź dokumentację związaną z wynajmem, taką jak umowy, płatności, korespondencję i raporty z inspekcji.
- Dobre prowadzenie dokumentacji może uchronić Cię przed ewentualnymi konfliktami z najemcami i może być przydatne w przypadku sporów prawnych czy kontroli podatkowej.
18. Automatyzacja procesów i aplikacje do zarządzania najmem
- Automatyzuj część procesów związanych z zarządzaniem wynajmem, takich jak płatności, komunikacja czy umawianie terminów inspekcji.
- Możesz skorzystać z dedykowanych aplikacji lub systemów zarządzania nieruchomościami, które ułatwiają te zadania.
19. Procesy, procedury, listy kontrolne
- Zarządzanie najmem swojego mieszkania jest wielowątkowym zagadnieniem. Jak to mówią – póki jest dobrze to jest dobrze. Może się jednak zdarzyć kumulacja usterek, niespodziewane zgłoszenia od sąsiadów, wyprowadzka najemcy, brak płatności, agresywne i nieuprzejme zachowanie najemcy. Może też wydarzyć się wypadek, albo nie daj Boże jakaś tragedia. Mieliśmy do czynienia już z każdym z tych aspektów zarządzania najmem.
- To co może Cię “ocalić” bądź po prostu znacznie zmniejszyć narzut czasu i emocji na rozwiązywanie problemów to stworzenie procesów, procedur i list kontrolnych.
- W Gedeus w którym obsługujemy kilkuset najemców w Krakowie i zarządzamy mieszkaniami, każdy obszar wynajmu przedstawiony w tym artykule jest ubrany w proces. Coraz mniej sytuacji nas zaskakuje, bo niezależnie od tego co się wydarzy, wiemy co dokładnie mamy wtedy zrobić. Nie byłoby to możliwe gdybyśmy nie zautomatyzowali obsługi najmu i gdyby nasi pracownicy nie potrafili z tych procesów korzystać.
- Niezależnie od tego czy masz jedno mieszkanie na wynajem czy więcej, stworzenie listy kroków do zrobienia w danej sytuacji da Ci wewnętrzny komfort i spokój. Zapanujesz nad tym co do tej pory wymykało Ci się spod kontroli.
20. Współpraca z firmą zarządzającą
- Jeśli nie masz czasu lub obawiasz się, że popełnisz jakiś błąd w procesie zarządzania wynajmem to rozważ współpracę z profesjonalną firmą zajmującą się obsługą mieszkań na wynajem.
- Ty śpisz spokojnie, a firma, która zna się na tym fachu dopilnuje, żeby Twoje mieszkanie na wynajem było bezpieczne, zarabiało na siebie i niepotrzebnie nie angażowało Twojego czasu.
- W Gedeus w Krakowie obsługujemy w taki sposób właścicieli mieszkań na wynajem.
Mamy nadzieję, że wyżej wymienione praktyki zarządzania najmem, które stosujemy w Gedeus pomogą Ci jeszcze sprawniej obsługiwać swoje mieszkanie na wynajem. Jest to złożony proces, ale przy metodycznym wdrażaniu rozwiązań, które działają można zaoszczędzić masę czasu i pieniędzy. Twoje mieszkanie będzie się wynajmować, będzie bezpieczne, najemcy będą zadowoleni i będziesz spać spokojnie!
W razie dodatkowych pytań możesz śmiało skontaktować się z nami przez formularz na stronie internetowej:
Udanego najmu! 🙂
Zapisz się do naszego newslettera
